Archiwum zakładowe –
komórka organizacyjna
lub jej część w jednostce organizacyjnej, zajmująca się czasowym przechowywaniem materiałów wytworzonych w danej instytucji oraz przez nią otrzymanych, a niepotrzebnych już do bieżącego urzędowania. Archiwum zakładowe zajmuje się także
ewidencjonowaniem
, udostępnianiem oraz - po upływie ustawowo określonego czasu - przekazywaniem swoich
materiałów archiwalnych
kat. A do właściwego terytorialnie
archiwum państwowego
, a także brakowaniem
dokumentacji niearchiwalnej
(
dokumentacji
o czasowym okresie przechowywania - kat. B).
Historia
Pojęcie archiwum zakładowego po raz pierwszy pojawiło się ono w latach sześćdziesiątych XX wieku dla zastąpienia innego terminu archiwalnego -
składnicy akt
(znajduje to swoje potwierdzenie w „Polskim Słowniku Archiwalnym”, gdzie przy haśle „archiwum zakładowe” widnieje dopisek „dawniej składnica akt”).
Dopiero
ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
[1] wprowadziła rozróżnienie dwóch wyżej wspomnianych terminów. Odtąd archiwa zakładowe zostały włączone do państwowej sieci archiwalnej i prowadziły działalność archiwalną w zakresie Państwowego Zasobu Archiwalnego.
Jednostki takie utworzono w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz na podstawie późniejszych ustaleń, także w
samorządowych jednostkach organizacyjnych
. Lista instytucji, które zobowiązane są utworzyć archiwum zakładowe, jest ustalana przez
Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowego
, jak również dyrektorów poszczególnych
archiwów państwowych
, którzy na mocy przydzielonego im prawa mogą uznać pewne instytucje regionalne za szczególnie ważne dla losów państwa i tym samym uznać ich dokumentację za wartą trwałego przechowania.
Ustawa archiwalna określiła także obowiązki archiwum zakładowego, które są ujęte w definicji na początku niniejszego artykułu. Termin, po którym materiały kat. A przekazywane są do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, wynosi 25 lat.
Zasadniczo archiwa zakładowe nie mogą posiadać na trwałe historycznego (wieczystego) zasobu archiwalnego, uczyniono jednak wyjątek w tym względzie dla archiwów szkół wyższych.
Charakterystyczną cechą archiwum zakładowego jest, że podlega kontroli ze strony właściwych terytorialnie
archiwów państwowych
– kontrola taka ma na celu głównie zapoznanie się ze stanem materiałów archiwalnych kat. A i powinna być przeprowadzana co najmniej raz na dwa lata.
Bibliografia
-
ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(tekst pierwotny
Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173
; tekst jednolity
Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396
, z późn. zm.)
- Robótka Halina, Ryszewski Bohdan, Tomczak Andrzej, Archiwistyka, Warszawa 1989
- Robótka Halina, Wprowadzenie do archiwistyki, Toruń 2003
- Polski Słownik Archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa - Łódź 1974
Przypisy
- ↑ Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.