Archiwum zakładowe – komórka organizacyjna lub jej część w jednostce organizacyjnej, zajmująca się czasowym przechowywaniem materiałów wytworzonych w danej instytucji oraz przez nią otrzymanych, a niepotrzebnych już do bieżącego urzędowania. Archiwum zakładowe zajmuje się także ewidencjonowaniem , udostępnianiem oraz - po upływie ustawowo określonego czasu - przekazywaniem swoich materiałów archiwalnych kat. A do właściwego terytorialnie archiwum państwowego , a także brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej ( dokumentacji o czasowym okresie przechowywania - kat. B).

Historia

Pojęcie archiwum zakładowego po raz pierwszy pojawiło się ono w latach sześćdziesiątych XX wieku dla zastąpienia innego terminu archiwalnego - składnicy akt (znajduje to swoje potwierdzenie w „Polskim Słowniku Archiwalnym”, gdzie przy haśle „archiwum zakładowe” widnieje dopisek „dawniej składnica akt”).

Dopiero ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ^[1] wprowadziła rozróżnienie dwóch wyżej wspomnianych terminów. Odtąd archiwa zakładowe zostały włączone do państwowej sieci archiwalnej i prowadziły działalność archiwalną w zakresie Państwowego Zasobu Archiwalnego.

Jednostki takie utworzono w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz na podstawie późniejszych ustaleń, także w samorządowych jednostkach organizacyjnych . Lista instytucji, które zobowiązane są utworzyć archiwum zakładowe, jest ustalana przez Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowego , jak również dyrektorów poszczególnych archiwów państwowych , którzy na mocy przydzielonego im prawa mogą uznać pewne instytucje regionalne za szczególnie ważne dla losów państwa i tym samym uznać ich dokumentację za wartą trwałego przechowania.

Ustawa archiwalna określiła także obowiązki archiwum zakładowego, które są ujęte w definicji na początku niniejszego artykułu. Termin, po którym materiały kat. A przekazywane są do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, wynosi 25 lat.

Zasadniczo archiwa zakładowe nie mogą posiadać na trwałe historycznego (wieczystego) zasobu archiwalnego, uczyniono jednak wyjątek w tym względzie dla archiwów szkół wyższych.

Charakterystyczną cechą archiwum zakładowego jest, że podlega kontroli ze strony właściwych terytorialnie archiwów państwowych – kontrola taka ma na celu głównie zapoznanie się ze stanem materiałów archiwalnych kat. A i powinna być przeprowadzana co najmniej raz na dwa lata.

Bibliografia

• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst pierwotny Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173 ; tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 , z późn. zm.)
• Robótka Halina, Ryszewski Bohdan, Tomczak Andrzej, Archiwistyka, Warszawa 1989
• Robótka Halina, Wprowadzenie do archiwistyki, Toruń 2003
• Polski Słownik Archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa - Łódź 1974

Przypisy